人际关系学大师卡耐基曾说过,“要想成为一个善于沟通的人,那就先做一个愿意倾听的人。”在客服,善于倾听是电话服务成功的关键,通过聆听,我们能准确判断客户类型,精准把脉,妥善解决客户问题。那怎么做,我们才能成为一个优秀的客服人呢?
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少说多听
西方有句名言:“上帝赋予人类两个耳朵一张嘴,是为了让我们少说多听。”为了更好弄清对方表达的意思,客服要尽量避免打断客户讲话,多去听听客户的想法意见。
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不要过早下定论
先入为主的情况在沟通中经常会发生,原因是大脑在处理问题时,会根据以往的经验进行预判,并给出习惯性的解决方法。
因此,我们通常会因为第一印象评判一个人,在客户没说完的情况下就以为猜测到了事情的全部,而这都会导致我们沟通出现问题。为了避免上述情况的发生,客服要先听完客户表达后,再谈论自己的观点。
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集中注意力
正常人的说话速度一般是每分钟120~180个字,而大脑思维的速度却是说话速度的4~5倍。很可能对方还没说完,我们早就理解了,这时我们的思想就容易开小差,如果此时客户发现我们没有认真听他讲话,会让感到十分不快,觉得客服轻视了自己。
出于对客户的尊重,在倾听过程中哪怕我们已经听懂了客户的意思,或者客户有些谈话内容我们已经听过很多次了,如果对方谈兴正浓,客服也应该保持耐心,集中注意力,不要让客户感觉受到了怠慢。
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要有反馈
客服在听客户说话时,不能只是被动地接受信息,还应该主动地予以反馈、作出会心的呼应。
在客户说话时,我们要时地发出表示听懂或赞同的声音,或有意识地重复某句我们认为很重要的话,让客户感到我们在专心听他讲话。比如“好的”“是的”“我理解”“没错”“换做是我也会有同样的感受”等这样词语。
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听清客户问题
倾听的主要目的是为了明确客户的需求,但很多时候由于外界因素,导致双方无法达成共识,因此,当涉及到复杂场景或者你没明确客户所表达的观点时,需要我们通过复述客户的问题,明确自己理解正确。
例如,“您看您的问题是……,是吗?”“您看我这样理解对吗?”“您的意思是……,对吗?”等等。只有听清了客户问题,才能更好的解决客户问题。
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明确客户言外之意
中国的语言博大精深,国人的性格普遍腼腆内敛,所以在沟通中很多人会言不由衷,尤其是当客户不满时,因受情绪的影响,经常会出现“过激发言”。
比如,有些客户由于着急解决问题,经常会说“你再不解决,我要投诉了”,“我要联系市长热线”等等。
但其实,客户并不是真的要投诉或者挂电话,而是想让我们更加重视他的需求,给出一个满意的解决方案。
客户来电目的一定是想解决自己的问题,如果我们只单凭客户的“片面之言”做出服务动作,很容易导致问题无法解决或者问题升级。因此,在倾听中,我们还需听懂客户的言外之意。
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倾听的同时需要思考
所有的倾听,都是为了更好的解决问题。在听懂客户真实需求后,客服就需要去思考如何解决问题。比如:客户提出需求,我能解决吗?解决方案是什么?这个解决方案是否能令用户满意?怎么样安抚平息用户的怒火?
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及时记录
客服每天要面对许多客户,每一位的要求都不尽相同。为了避免由于沟通时间过长,导致遗忘客户的问题,客服需要在倾听的同时,及时记录下的客户需求。
良好的倾听方式能让客服走进客户的心里,真正抓住客户的需求,和客户建立信任和默契,带给客户一个愉悦的服务体验。在客服中心,懂得倾听或许比懂得说话更重要。
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